Jungle Labs
EN EnglishPL
Napisz do nas

Systemy przekazują sobie pracę, a ludzie przestają ją przepisywać.

Łączymy Twój CRM, księgowość, pocztę, komunikator i arkusze narzędziami n8n, Make i Zapier albo własnym kodem. Dokumenty i zgłoszenia są automatycznie odczytywane, klasyfikowane i wprowadzane, a człowiek widzi tylko sprawy, które wymagają decyzji.

Finanse i administracjaObsługa zamówień i zgłoszeńWsparcie sprzedaży i porządek w CRM-ieDane rozproszone w kilku narzędziach
01Przed i po

Co zmienia się w zwykły dzień pracy.

Dziś: Faktury z PDF-ów są przepisywane do księgowości pole po polu.
Z automatyzacją: Faktury są odczytywane, łączone z zamówieniami i księgowane. Ludzie zatwierdzają wyjątki.
Dziś: Wygraną transakcję ktoś przepisuje z CRM-u do księgowości, a potem jeszcze raz do narzędzia projektowego.
Z automatyzacją: Gdy transakcja dostaje w CRM-ie status wygranej, powstają kartoteka klienta, szkic faktury i projekt.
Dziś: Zgłoszenia leżą we wspólnej skrzynce, dopóki ktoś nie znajdzie czasu, żeby je rozdzielić.
Z automatyzacją: Każde zgłoszenie zaraz po wpłynięciu jest klasyfikowane, rejestrowane i kierowane do właściwej osoby.
Dziś: Ktoś z pamięci upomina się e-mailem o brakujące dokumenty.
Z automatyzacją: Brak dokumentu uruchamia przypomnienie, a zaległości są oznaczane na czacie zespołu.
Dziś: Tygodniowe zestawienie trzeba ręcznie składać z czterech eksportów i jednego arkusza.
Z automatyzacją: W każdy poniedziałek dane ze wszystkich systemów trafiają do jednego raportu, z linkami do źródeł.
02Co budujemy

Co budujemy między Twoimi systemami.

Każda automatyzacja działa na kontach zarejestrowanych na Twoją firmę i ma instrukcję utrzymania: co robi, co może zawieść i kto dostaje alert.

  • Synchronizacja danych

    Łączymy CRM, księgowość, sklep internetowy i arkusze tak, żeby zmiana rekordu w jednym miejscu trafiała do pozostałych. Najpierw dla każdego pola ustalamy, który system jest nadrzędny.

  • Przyjmowanie dokumentów

    Faktury, zamówienia, dokumenty WZ i formularze są odczytywane z e-maili lub przesłanych plików. Każde pole dostaje ocenę pewności, a wszystko poniżej Twojego progu trafia do człowieka, zanim zostanie wprowadzone.

  • Kierowanie zgłoszeń

    Wiadomości na wspólne skrzynki i kanały czatu są klasyfikowane według rodzaju i pilności, a potem rejestrowane. Każda trafia do osoby lub kolejki, która się nią zajmuje, razem z danymi klienta.

  • Etapy akceptacji

    Płatności, zwroty i rabaty powyżej ustalonego przez Ciebie limitu czekają na wskazaną osobę, która zatwierdza je z e-maila lub czatu. Każda decyzja jest zapisywana: kto ją podjął i kiedy.

  • Raporty i alerty

    Dane z każdego systemu spływają do jednego dziennego lub tygodniowego podsumowania. Alert przychodzi, gdy kolejka stoi albo wskaźnik wychodzi poza zwykły zakres.

  • Obsługa błędów i logi

    Gdy krok się nie powiedzie, system ponawia próbę, a potem powiadamia wskazaną osobę i podaje rekord oraz treść błędu. Każde uruchomienie zostawia log, który można przeszukać.

03Procesy

Trzy procesy z wyliczeniami.

Firmy są zmyślone. Przy każdym wyniku podajemy założenia, żeby można było przeliczyć go na Twoich danych.

  1. Przykładowy scenariusz

    Zamówienia z e-maila prosto do systemu magazynowego

    Klient wysyła zamówienie w PDF na Twój adres do zamówień.

    1. System odczytuje zamówienie: klienta, adres dostawy, kody produktów, ilości i oczekiwany termin.
    2. Każda pozycja jest sprawdzana z cennikiem, stanami magazynu i limitem kredytu kupieckiego klienta.
    3. Poprawne zamówienia trafiają do systemu magazynowego, a klient dostaje potwierdzenie e-mailem.
    4. Zamówienia, które nie przeszły kontroli, trafiają do działu sprzedaży z opisem przyczyny i oryginalnym PDF-em.

    Dział sprzedaży odzyskuje około 15 godzin tygodniowo i zajmuje się już tylko zamówieniami, które nie przeszły kontroli.

    Założenie: 40 zamówień dziennie, 5 dni w tygodniu i 5 minut wprowadzania na zamówienie. Co dziesiąte nadal obsługuje człowiek – też przez 5 minut.

  2. Przykładowy scenariusz

    Od wygranej transakcji do kartoteki klienta, faktury i projektu

    Handlowiec oznacza w CRM-ie transakcję jako wygraną.

    1. System zakłada lub aktualizuje klienta w księgowości i weryfikuje jego NIP.
    2. Z produktów i warunków płatności z transakcji powstaje szkic faktury zaliczkowej.
    3. W narzędziu do realizacji projektów otwiera się projekt z zakresem, kontaktami i datą startu.
    4. Księgowość zatwierdza szkic faktury przed wysłaniem, a opiekunowie klienta dostają podsumowanie na czacie.

    Każda wygrana transakcja ma te same dane we wszystkich trzech systemach. Sprzedaż i księgowość odzyskują około 12,5 godziny miesięcznie.

    Założenie: 30 wygranych transakcji miesięcznie i 25 minut przepisywania na transakcję w trzech systemach, czyli 750 minut (12,5 godziny). Czas akceptacji bez zmian.

  3. Przykładowy scenariusz

    Nowy pracownik w systemach kadr, płac i IT

    W systemie rekrutacyjnym podpisana oferta kandydata dostaje status przyjętej.

    1. Kadry raz sprawdzają wynagrodzenie i datę startu. Kartoteka powstaje w systemie kadrowo-płacowym.
    2. IT dostaje zgłoszenie z listą kont i sprzętu potrzebnych na tym stanowisku.
    3. Przełożony dostaje listę zadań na pierwszy tydzień w narzędziu, którego używa zespół.
    4. Brakujące dokumenty uruchamiają przypomnienia dla nowej osoby, a kadry widzą, czego jeszcze brakuje.

    Każda nowa osoba jest wprowadzona do wszystkich systemów tak samo i przed pierwszym dniem pracy, a kadry odzyskują około 9 godzin miesięcznie.

    Założenie: 4 zatrudnienia miesięcznie. Zamiast 2,5 godziny wpisywania, e-maili i przypominania na osobę zostaje 15-minutowa kontrola. Oszczędność: 9 godzin miesięcznie.

04Narzędzia

Narzędzia pod Twoją kontrolą.

Wybieramy najprostsze narzędzie, które wystarczy do zadania. Po własny kod sięgamy, gdy wymagają tego wolumen, logika procesu albo zasady dotyczące danych.

Orkiestracja
n8nMakeZapierWłasny kod
Odczyt dokumentów
OpenAIAnthropicMistralModele z otwartymi wagami
Łączone systemy
CRMKsięgowość i ERPPoczta i czatArkuszeSklep internetowyHelpdeskKadry i płace

Nazwy podajemy orientacyjnie. Narzędzia dobieramy do projektu i zakładamy konta na Twoją firmę, więc konta i wszystkie automatyzacje w nich zostają u Ciebie.

05Harmonogram

Jak pierwszy proces zaczyna działać.

  1. 011–⁠2 tyg.

    Audyt

    Śledzimy pracę w każdym systemie, mierzymy czas ręcznych kroków i wybieramy proces, który odda najwięcej godzin przy najmniejszym ryzyku.

  2. 022–⁠4 tyg.

    Pilotaż

    Budujemy ten jeden proces na Twoich prawdziwych danych, uruchamiamy go równolegle z pracą zespołu i porównujemy wyniki z pomiarem wyjściowym.

  3. 032–⁠6 tyg.

    Wdrożenie

    Dodajemy monitoring, alerty, kontrolę dostępu i instrukcję utrzymania, szkolimy osoby obsługujące wyjątki i włączamy proces.

  4. 04Na bieżąco

    Utrzymanie

    Każde uruchomienie jest monitorowane. Naprawiamy to, co psuje się po zmianach w podłączonych systemach, i dodajemy kolejny proces, kiedy zechcesz.

06Pytania

Pytania, zanim zaczniesz.

Czy musimy wymienić programy, których dziś używamy?

Zwykle nie. Łączymy to, czego już używasz, przez dostępne integracje, pocztę albo eksport plików. Jeśli do systemu nie da się podłączyć w żaden sposób, audyt to pokaże i razem przejrzymy możliwości.

Co się dzieje, gdy dokument jest nieczytelny albo kontrola wypadnie negatywnie?

Proces zatrzymuje się na tym rekordzie i wysyła go do wskazanej osoby z opisem przyczyny i oryginałem w załączniku. Nic nie jest księgowane na podstawie domysłów. Progi ustalasz Ty, a w trakcie pilotażu dostrajamy je razem.

Czy nasze dokumenty trafią do modelu AI?

Tylko na etapach, które tego wymagają, na przykład przy odczycie PDF-a. Wtedy korzystamy z planów dla firm i API, których warunki wykluczają trenowanie modeli na Twoich danych. Tam, gdzie dostawca zostawia to w ustawieniach, wyłączamy trenowanie. Każde połączenie dostaje tylko taki dostęp, jakiego wymaga jego zadanie. Jak obchodzimy się z danymi.

Czy uzależniamy się od Was albo od jednego narzędzia?

Automatyzacje, kod i konta są zarejestrowane na Twoją firmę, a każda automatyzacja ma instrukcję utrzymania. Może je przejąć Twój zespół albo inna firma. Zmiana narzędzia później też jest możliwa, bo logika każdego procesu jest spisana.

Kto to naprawi, gdy dostawca zmieni formularz albo system się zaktualizuje?

Jeśli utrzymujemy proces, to my. Nieudane uruchomienie wysyła nam alert, usuwamy przyczynę i mówimy Ci, co się zmieniło. Jeśli wolisz prowadzić go we własnym zakresie, przekazujemy instrukcję utrzymania i szkolimy osobę, która za niego odpowiada.

Jak ustalacie cenę i czego potrzebujecie od nas?

Każdy projekt ma stałą cenę, uzgodnioną przed rozpoczęciem pracy, a abonamenty narzędzi są rozliczane na Twoich kontach. Od Ciebie potrzebujemy osoby, która zna proces, dostępu do systemów i paczki prawdziwych przykładów, np. zamówień z ostatniego miesiąca. Zobacz, jak pracujemy.

Zacznij od danych, które wpisujesz dwa razy.

Umów audyt. Prześledzimy jeden proces w Twoich systemach, zmierzymy każdy ręczny krok i pokażemy, co da jego automatyzacja.

Umów audyt